Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do pracy

Niniejsza informacja opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób ubiegających się o pracę w STERNET sp. z o.o. Dotyczy rekrutacji prowadzonych bezpośrednio przez STERNET, a także rekrutacji realizowanych z wykorzystaniem zewnętrznych firm, portali rekrutacyjnych, portali społecznościowych, ogłoszeń prasowych oraz systemu poleceń pracowniczych.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych kandydatów do pracy jest STERNET sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Chemicznej 110, 33-101 Tarnów.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail wskazanym w polityce prywatności dostępnej na stronie www.sternet.pl/polityka-prywatnosci/.

2. Jakie dane przetwarzamy

W ramach rekrutacji przetwarzamy dane osobowe przekazane przez kandydata w CV, liście motywacyjnym, formularzu rekrutacyjnym, korespondencji lub podczas rozmów rekrutacyjnych.

Mogą to być w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, data urodzenia, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, doświadczeniu, umiejętnościach oraz inne dane dobrowolnie przekazane przez kandydata.

Prosimy o nieprzekazywanie w dokumentach aplikacyjnych danych, które nie są potrzebne do udziału w rekrutacji, w szczególności danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych, przynależności związkowej, pochodzeniu etnicznym, danych biometrycznych lub danych dotyczących życia seksualnego. Jeżeli kandydat mimo to przekaże takie dane z własnej inicjatywy, będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez przepisy prawa albo zostaną pominięte lub usunięte, jeżeli nie będą potrzebne do przeprowadzenia rekrutacji.

Nie należy przekazywać również informacji dotyczących wyroków skazujących, naruszeń prawa lub związanych z tym środków bezpieczeństwa, chyba że obowiązek ich podania wynika z przepisów prawa właściwych dla danego stanowiska.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe kandydatów przetwarzamy w celu:

1. przeprowadzenia aktualnej rekrutacji w zakresie danych, których pracodawca może żądać na podstawie Kodeksu pracy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
2. oceny kwalifikacji, umiejętności i dopasowania kandydata do stanowiska — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
3. kontaktu z kandydatem w sprawie rekrutacji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
4. prowadzenia przyszłych rekrutacji — wyłącznie jeżeli kandydat wyrazi na to zgodę, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
5. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli kandydat przekazuje dane wykraczające poza zakres danych, których pracodawca może żądać na podstawie Kodeksu pracy, ich podanie jest dobrowolne. Takie dane przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji i istnieje ku temu właściwa podstawa prawna. Danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, co do zasady nie oczekujemy i nie wymagamy. Jeżeli kandydat przekaże je z własnej inicjatywy, będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez przepisy prawa albo zostaną pominięte lub usunięte.

4. Źródła pozyskania danych

Dane kandydatów pozyskujemy bezpośrednio od kandydatów albo za pośrednictwem wykorzystywanych przez nas kanałów rekrutacyjnych, w szczególności:

1. zewnętrznych firm rekrutacyjnych;
2. portali rekrutacyjnych;
3. portali społecznościowych;
4. odpowiedzi na ogłoszenia publikowane przez STERNET;
5. systemu poleceń pracowniczych.

Jeżeli kandydat korzysta z zewnętrznego portalu lub platformy rekrutacyjnej, jego dane mogą być również przetwarzane przez operatora tej platformy na zasadach określonych w jej regulaminie lub polityce prywatności. Kandydat powinien zapoznać się z tymi zasadami przed skorzystaniem z danej platformy.

5. Kto ma dostęp do danych

Dostęp do dokumentów i danych kandydatów mają wyłącznie osoby upoważnione przez STERNET, w szczególności osoba odpowiedzialna za procesy HR, Zarząd oraz kierownicy działów uczestniczący w danej rekrutacji.

Dane mogą być także udostępniane podmiotom wspierającym nas w procesie rekrutacji lub w obsłudze narzędzi informatycznych, w szczególności firmom rekrutacyjnym, operatorom portali rekrutacyjnych, dostawcom poczty elektronicznej, hostingu, systemów IT oraz usług prawnych — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tych celów.

6. Okres przechowywania danych

Dane kandydatów niezatrudnionych przetwarzamy przez czas trwania rekrutacji, a po jej zakończeniu przechowujemy je nie dłużej niż przez 24 miesiące, wyłącznie w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń związanych z procesem rekrutacji.

W przypadku zatrudnienia kandydata dokumenty i dane z procesu rekrutacji, w zakresie niezbędnym do nawiązania i realizacji stosunku pracy, mogą zostać włączone do dokumentacji pracowniczej i będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa pracy.

Jeżeli kandydat wyrazi zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, dane będą przechowywane przez okres wskazany w treści zgody, nie dłużej jednak niż 24 miesiące od dnia jej udzielenia, chyba że zgoda zostanie wcześniej wycofana.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych, których pracodawca może żądać na podstawie przepisów Kodeksu pracy, jest niezbędne do udziału w rekrutacji w zakresie, w jakim dane te są potrzebne do oceny kandydatury na dane stanowisko. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

Niepodanie danych niezbędnych do oceny kandydatury może uniemożliwić udział w procesie rekrutacyjnym.

8. Prawa kandydata

Kandydat ma prawo do:

1. dostępu do swoich danych;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych — jeżeli ma zastosowanie;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Kandydat ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W procesie rekrutacji STERNET może korzystać z narzędzi technicznych wspierających obsługę zgłoszeń rekrutacyjnych, takich jak formularze, systemy rekrutacyjne lub filtry porządkujące aplikacje. STERNET nie podejmuje jednak wobec kandydatów decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, które wywoływałoby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady nie zamierzamy przekazywać danych kandydatów poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych narzędzi lub usługodawców dojdzie do takiego przekazania, nastąpi ono wyłącznie zgodnie z przepisami RODO, w szczególności z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO.

11. Zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach

Przekazanie dokumentów aplikacyjnych oznacza wolę udziału kandydata w aktualnym procesie rekrutacyjnym. STERNET przetwarza dane osobowe kandydata w celu przeprowadzenia tej rekrutacji na podstawach wskazanych w niniejszej informacji. W zakresie, w jakim kandydat z własnej inicjatywy przekazuje dane wykraczające poza zakres danych wymaganych przepisami Kodeksu pracy, ich podanie jest dobrowolne.

Jeżeli kandydat chce, aby jego dane były brane pod uwagę także w przyszłych rekrutacjach, może zamieścić w dokumentach aplikacyjnych następującą zgodę:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez STERNET sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie przy ul. Chemicznej 110 moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych w celu udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych przez okres 24 miesięcy od dnia przekazania dokumentów aplikacyjnych.”