Информация об обработке персональных данных кандидатов на работу

Настоящая информация описывает правила обработки персональных данных лиц, претендующих на работу в STERNET sp. z o.o. Она относится к процессам подбора персонала, проводимым непосредственно STERNET, а также к рекрутинговым процессам, осуществляемым с использованием внешних компаний, рекрутинговых порталов, социальных сетей, объявлений в прессе и системы рекомендаций сотрудников.

1. Администратор данных

Администратором персональных данных кандидатов на работу является STERNET sp. z o.o. с местонахождением по адресу: ul. Chemiczna 110, 33-101 Tarnów, Польша.

Связаться с Администратором можно по адресу электронной почты, указанному в политике конфиденциальности, доступной на странице www.sternet.pl/polityka-prywatnosci/.

2. Какие данные мы обрабатываем

В рамках процесса подбора персонала мы обрабатываем персональные данные, предоставленные кандидатом в резюме, мотивационном письме, рекрутинговой форме, переписке или во время собеседований.

Это могут быть, в частности: имя и фамилия, контактные данные, дата рождения, информация об образовании, профессиональной квалификации, предыдущем трудовом стаже, опыте, навыках, а также иные данные, добровольно предоставленные кандидатом.

Просим не передавать в заявочных документах данные, которые не нужны для участия в рекрутинговом процессе, в частности особые категории данных, такие как сведения о здоровье, политических взглядах, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в профсоюзах, этническом происхождении, биометрические данные или данные, касающиеся сексуальной жизни. Если кандидат, несмотря на это, передаст такие данные по собственной инициативе, они будут обрабатываться только в объеме, допустимом законодательством, либо будут проигнорированы или удалены, если они не нужны для проведения рекрутингового процесса.

Также не следует передавать информацию о судимостях, нарушениях закона или связанных с ними мерах безопасности, если только обязанность их предоставления не вытекает из правовых норм, применимых к данной должности.

3. Цели и правовые основания обработки

Мы обрабатываем персональные данные кандидатов в следующих целях:

  1. проведение текущего рекрутингового процесса в объеме данных, которые работодатель вправе требовать на основании Трудового кодекса, — на основании ст. 6 п. 1 лит. c GDPR;
  2. оценка квалификации, навыков и соответствия кандидата должности — на основании законного интереса Администратора, ст. 6 п. 1 лит. f GDPR;
  3. контакт с кандидатом по вопросам рекрутингового процесса — на основании ст. 6 п. 1 лит. f GDPR;
  4. проведение будущих рекрутинговых процессов — исключительно если кандидат даст на это согласие, на основании ст. 6 п. 1 лит. a GDPR;
  5. установление, предъявление или защита от претензий — на основании законного интереса Администратора, ст. 6 п. 1 лит. f GDPR.

Если кандидат предоставляет данные, выходящие за рамки данных, которые работодатель вправе требовать на основании Трудового кодекса, их предоставление является добровольным. Такие данные мы обрабатываем только тогда, когда это необходимо для проведения рекрутингового процесса и существует соответствующее правовое основание. Особые категории данных, указанные в ст. 9 GDPR, как правило, мы не ожидаем и не требуем. Если кандидат предоставит их по собственной инициативе, они будут обрабатываться только в объеме, допустимом законодательством, либо будут проигнорированы или удалены.

4. Источники получения данных

Данные кандидатов мы получаем непосредственно от кандидатов либо через используемые нами рекрутинговые каналы, в частности:

  1. внешние рекрутинговые компании;
  2. рекрутинговые порталы;
  3. социальные сети;
  4. ответы на объявления о работе, опубликованные STERNET;
  5. систему рекомендаций сотрудников.

Если кандидат использует внешний рекрутинговый портал или платформу, его данные также могут обрабатываться оператором этой платформы на условиях, определенных в ее регламенте или политике конфиденциальности. Кандидат должен ознакомиться с этими правилами до использования соответствующей платформы.

5. Кто имеет доступ к данным

Доступ к документам и данным кандидатов имеют исключительно лица, уполномоченные STERNET, в частности лицо, ответственное за HR-процессы, Правление, а также руководители отделов, участвующие в конкретном рекрутинговом процессе.

Данные также могут передаваться субъектам, поддерживающим нас в процессе подбора персонала или в обслуживании IT-инструментов, в частности рекрутинговым компаниям, операторам рекрутинговых порталов, поставщикам электронной почты, хостинга, IT-систем и юридических услуг — исключительно в объеме, необходимом для реализации этих целей.

6. Срок хранения данных

Данные кандидатов, которые не были приняты на работу, мы обрабатываем в течение рекрутингового процесса, а после его завершения храним не дольше 24 месяцев, исключительно в целях защиты от возможных претензий, связанных с рекрутинговым процессом.

В случае приема кандидата на работу документы и данные из рекрутингового процесса, в объеме, необходимом для установления и реализации трудовых отношений, могут быть включены в кадровую документацию и будут храниться в течение срока, требуемого трудовым законодательством.

Если кандидат даст согласие на участие в будущих рекрутинговых процессах, данные будут храниться в течение срока, указанного в тексте согласия, но не дольше 24 месяцев со дня его предоставления, если согласие не будет отозвано ранее.

После истечения соответствующего срока данные удаляются или анонимизируются.

7. Добровольность предоставления данных

Предоставление данных, которые работодатель вправе требовать на основании положений Трудового кодекса, необходимо для участия в рекрутинговом процессе в той мере, в какой эти данные нужны для оценки кандидатуры на соответствующую должность. Предоставление остальных данных является добровольным.

Непредоставление данных, необходимых для оценки кандидатуры, может сделать невозможным участие в рекрутинговом процессе.

8. Права кандидата

Кандидат имеет право на:

  1. доступ к своим данным;
  2. исправление данных;
  3. удаление данных;
  4. ограничение обработки;
  5. переносимость данных — если применимо;
  6. возражение против обработки данных;
  7. отзыв согласия в любой момент, если обработка осуществляется на основании согласия.

Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществленной до его отзыва.

Кандидат также имеет право подать жалобу Председателю Управления по защите персональных данных, если считает, что обработка его персональных данных нарушает положения GDPR.

9. Автоматизированное принятие решений

В процессе подбора персонала STERNET может использовать технические инструменты, поддерживающие обработку рекрутинговых заявок, такие как формы, рекрутинговые системы или фильтры, упорядочивающие заявки. Однако STERNET не принимает в отношении кандидатов решений исключительно автоматизированным способом, включая профилирование, которые вызывали бы для них правовые последствия или аналогичным образом существенно на них влияли.

10. Передача данных за пределы Европейской экономической зоны

Как правило, мы не намерены передавать данные кандидатов за пределы Европейской экономической зоны. Однако если в связи с использованием определенных инструментов или поставщиков услуг такая передача произойдет, она будет осуществляться исключительно в соответствии с положениями GDPR, в частности с применением соответствующих гарантий, требуемых GDPR.

11. Согласие на участие в будущих рекрутинговых процессах

Передача заявочных документов означает желание кандидата участвовать в текущем рекрутинговом процессе. STERNET обрабатывает персональные данные кандидата с целью проведения этого рекрутингового процесса на основаниях, указанных в настоящей информации. В той мере, в какой кандидат по собственной инициативе предоставляет данные, выходящие за рамки данных, требуемых положениями Трудового кодекса, их предоставление является добровольным.

Если кандидат хочет, чтобы его данные учитывались также в будущих рекрутинговых процессах, он может включить в заявочные документы следующее согласие:

«Я даю согласие на обработку STERNET sp. z o.o. с местонахождением в Tarnów по адресу ul. Chemiczna 110 моих персональных данных, содержащихся в заявочных документах, с целью участия в будущих рекрутинговых процессах в течение 24 месяцев со дня передачи заявочных документов.»